Mengapa Terdapat Berbagai Jenis Surat? Inilah Alasannya
Kabar Harian October 30, 2025 10:20 AM
Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis yang sudah digunakan sejak lama. Namun, mengapa terdapat berbagai jenis surat, padahal isi surat sama berupa kumpulan informasi yang disampaikan?
Surat digunakan untuk menyampaikan informasi, perasaan, atau instruksi dari satu pihak kepada pihak lainnya.
Perbedaan jenis surat, tentunya bukan tanpa alasan, setiap surat sejatinya dirancang untuk memenuhi tujuan komunikasi tertentu.
Inilah Alasan Terdapat Berbagai Jenis Surat
Perbesar
Ilustrasi mengapa terdapat berbagai jenis surat. Sumber: Unsplash/Kate Macate
Dikutip dari Buku Komunikasi Bisnis, Syubhan Akib dkk, (2023: 49), surat merupakan salah satu media komunikasi karena didalamnya terdapat proses menyampaikan informasi dari pengirim (komunikator) kepada penerima (komunikan).
Salah satu pertanyaan dari surat ini adalah mengapa terdapat berbagai jenis surat, padahal isi surat sama berupa kumpulan informasi yang disampaikan? Berikut ini adalah beberapa alasannya.
1. Tujuan Komunikasi dan Isinya
Surat resmi digunakan oleh instansi pemerintah atau perusahaan untuk menyampaikan kebijakan, surat keputusan, atau permohonan resmi.
Sedangkan, surat pribadi digunakan untuk menyampaikan perasaan, ucapan selamat, atau curahan hati kepada teman atau keluarga.
Perbedaan tujuan ini menuntut format, bahasa, dan juga tulisan yang berbeda agar pesan yang disampaikan tepat sasaran.
2. Keamanan Isi
Surat berisi tingkat keamanan isi yang berbeda, misalnya sangat rahasia yaitu berisi informasi yang sangat penting dan rahasia, seperti dokumen negara atau rahasia pribadi yang berisiko tinggi jika bocor.
Ada juga tingkat keamanan rahasia, yaitu berisi informasi penting yang hanya boleh diketahui oleh pejabat atau orang tertentu yang berhak.
Terakhir, keamanan surat biasa, berisi informasi umum yang tidak memiliki tingkat kerahasiaan tinggi.
3. Tingkat Formalitas
Surat formal, seperti surat bisnis atau surat lamaran kerja, tentunya memiliki struktur baku dan bahasa yang sopan seperti profesional.
Sebaliknya, untuk surat yang tidak resmi mengutamakan kehangatan dan keterbukaan, serta biasanya lebih fleksibel dalam penulisannya.
4. Media Penyampaian
Media penyampaian juga memengaruhi jenis surat. Surat elektronik (email), surat pos, atau bahkan surat kabar memiliki peruntukan yang berbeda.
Misalnya, surat digital lebih praktis dan cepat diterima dibandingkan surat konvensional yang dikirim melalui pos.
Dengan begitu resmi ataupun tidaknya surat dapat dipertegas dengan pilihan media yang digunakan, sehingga jenis surat membantu memaksimalkan efektivitas dalam berkomunikasi.
Itulah alasan mengapa terdapat berbagai jenis surat. Dengan demikian, adanya berbagai jenis surat adalah hasil dari kebutuhan untuk menyesuaikan pesan dengan tujuan, hingga media dalam komunikasi. (NOV)
Baca juga: 5 Jenis Surat Ketetapan Pajak dan Fungsinya
Perbesar
