TRIBUNJOGJA.COM – Mendapatkan dukungan pendanaan atau sponsorship adalah tantangan terbesar bagi setiap penyelenggara acara.

Seringkali, kendala utama bukan terletak pada konsep acaranya, melainkan pada cara pertama kali kita menghubungi pihak perusahaan.

Di era digital, menghubungi calon sponsor melalui WhatsApp atau LinkedIn sudah menjadi hal lumrah.

Namun, jika pesan Anda terlalu kaku, terlalu panjang, atau tidak sopan, besar kemungkinan pesan tersebut hanya akan berakhir sebagai arsip.

Bagi Anda yang sedang berjuang mencari dana untuk event kampus, komunitas, atau bisnis.

Baca juga: 6 Masjid yang Menyediakan Sahur dan Buka Puasa Gratis di Jogja

Berikut kami rangkum 30 macam contoh chat menghubungi sponsor yang profesional, detail, dan efektif untuk meningkatkan peluang deal.

Kategori 1: Event Kampus dan Organisasi Mahasiswa

1. Perusahaan Besar:

Selamat pagi Bapak/Ibu Marketing [Nama Perusahaan]. Saya [Nama], Ketua Panitia [Nama Event] dari [Kampus].

Kami melihat brand Anda sangat mendukung perkembangan kreativitas mahasiswa.

Izin mengirimkan proposal kerja sama sponsor kami. Apakah ada alamat email resmi yang bisa kami tuju?

2. Brand Lokal: 

Halo Kak [Nama Brand]! Kami dari panitia [Nama Event] di Jogja.

Kami melihat produk Kakak sangat populer di kalangan mahasiswa kami.

Kami ingin mengajak kolaborasi sponsorship. Boleh kami kirimkan detail proposalnya?

3. Sponsor Produk atau Barter: 

Selamat siang.

Kami dari panitia [Nama Event].

Kami bermaksud menawarkan kerja sama in-kind atau produk untuk kebutuhan konsumsi/goodie bag acara kami.

Sebagai imbalannya, kami siapkan slot promosi.

Apakah diperkenankan jika kami kirimkan penawarannya?

4. Follow Up Proposal: 

Selamat pagi Bapak/Ibu dari [Nama Perusahaan].

Saya [Nama] yang kemarin mengirimkan proposal [Nama Event]. Izin menanyakan apakah dokumen tersebut sudah diterima dengan baik?

Terima kasih.

5.Chat To the Point:

Halo Tim Marketing [Nama Perusahaan].

Saya [Nama] dari [Nama Organisasi]. Kami mengadakan event pada [Tanggal] dengan target 500 peserta.

Kami menawarkan slot sponsor eksklusif. Terlampir proposal kami untuk ditinjau.

Terima kasih.

Kategori 2: Event Komunitas, Hobi, dan Olahraga

6. Komunitas Otomotif: 

Halo Kak, kami dari komunitas [Nama] mau mengadakan touring dan baksos.

Kami ingin mengajak [Nama Brand Sparepart] untuk jadi sponsor utama.

Ada penawaran menarik buat branding produk Kakak di acara kami.

Boleh kami kirim proposalnya?

7. Turnamen E-Sport: 

Siang Admin [Nama Brand Gadget].

Kami ada turnamen E-sport [Nama Event] bulan depan.

Mengingat audiens kami adalah gamers, kami rasa sangat cocok jika bekerja sama dengan Kakak.

Mohon info jika kami boleh mengirimkan proposal.

8. Gathering Komunitas:

Halo Kak! Kami ada acara kumpul komunitas di [Lokasi].

Kami tertarik mengajak brand Kakak sebagai partner sponsor.

Kami siapkan slot booth dan adlips. Izin kirim proposalnya ya Kak.

9. Kegiatan Lingkungan atau Sosial:

Selamat siang. Kami dari gerakan [Nama Gerakan] akan melakukan aksi tanam pohon.

Kami mencari partner yang peduli lingkungan seperti [Nama Perusahaan].

Apakah Bapak/Ibu bersedia meninjau proposal dukungan kami?

10. Lomba Olahraga Lokal:

Halo [Nama Brand Minuman]. Kami panitia lomba lari [Nama Event].

Kami ingin menawarkan kerja sama penyediaan hidrasi bagi peserta.

Berikut kami lampirkan proposal kerjasama sponsorship-nya.

Baca juga: 50 Lagu Pop Indonesia yang Full Bahasa Inggris, Didengar hingga Luar Negeri

Kategori 3: Startup, Seminar, & Business Launching

11. Undangan Menjadi Main Sponsor:

Selamat siang Bapak/Ibu.

Kami dari [Nama Startup] akan mengadakan konferensi bisnis pada [Tanggal].

Kami ingin mengundang [Nama Perusahaan] sebagai mitra utama.

Apakah ada waktu untuk kami presentasikan proposal kami secara singkat melalui Zoom?

12. Sponsorship Webinar:

Halo Tim [Nama Brand].

Kami mengadakan webinar series tentang [Topik].

Melihat visi perusahaan Bapak/Ibu yang sejalan, kami ingin menawarkan paket sponsorship.

Terlampir detail proposal untuk dipertimbangkan.

13. Grand Opening Kerjasama: 

Selamat pagi.

Kami dari [Nama Bisnis Baru] ingin mengajak brand Bapak/Ibu berkolaborasi dalam rangkaian launching kami.

Kami menawarkan exposure kepada [Jumlah] target pasar potensial.

Boleh kami kirimkan detail kerjasamanya?

14. Penawaran Melalui LinkedIn :

Yth. Bapak/Ibu [Nama Manajer], perkenalkan saya [Nama] dari [Perusahaan/Event].

Saya sangat tertarik dengan aktivitas brand Anda baru-baru ini.

Kami memiliki proyek [Nama Proyek] yang saya rasa selaras dengan target market Anda.

Izin untuk mengirimkan proposal kerjasama?

15. Sponsor Media atau Publikasi:

Halo Tim Marketing. Kami dari panitia [Nama Event] bermaksud mengajukan permohonan dukungan dana untuk publikasi event.

Kami sudah siapkan feedback berupa branding logo di seluruh kanal media kami.

Berikut proposal resminya.

Kategori 4: Chat Lewat DM Instagram 

16. Gaya Kasual Kreatif: 

Halo Kak! Kami dari panitia [Nama Event] nih.

Suka banget sama branding [Nama Brand].

Mau ajak kolaborasi buat jadi sponsor acara kami bulan depan.

Boleh minta kontak WA atau email buat kirim proposalnya?

17. Gaya Influencer atau KOL Event:

Hi [Nama Brand]! Kami sedang menyiapkan event besar di Jogja dan ingin melibatkan produk Kakak.

Kami punya penawaran menarik untuk branding. Boleh kami kirimkan deck-nya?

18. Gaya Urgent atau Slot Terbatas: 

Halo Admin! Masih ada 1 slot lagi untuk Gold Sponsor di acara [Nama Event].

Kami sangat ingin [Nama Brand] yang mengisi slot ini.

Jika tertarik, mohon infonya agar kami kirimkan proposal segera.

19. Gaya To the Point: 

Selamat siang! Kami ingin menawarkan kerjasama sponsorship untuk event [Nama Event] tanggal [Tanggal].

Target audiens 1000+ orang.

Izin kirim proposal via email/WA Kak?

20. Gaya Story Reply:

Wah, produk barunya keren Kak! Cocok banget buat audiens di event kami nanti.

Kebetulan kami lagi buka open sponsorship, kalau tertarik kolaborasi kabari ya Kak!

Kategori 5: Chat Menghubungi Langsung Person in Charge (PIC)

21. Mendapat Nomor dari Relasi:

Selamat siang Pak [Nama PIC], saya [Nama] dari panitia [Nama Event].

Saya dapat nomor Bapak dari Pak [Nama Teman].

Saya bermaksud mendiskusikan penawaran sponsorship yang mungkin bisa menguntungkan perusahaan Bapak.

Apakah diperkenankan?

22. Menanyakan Jadwal Diskusi:

Halo Kak [Nama PIC], terkait proposal [Nama Event] yang saya kirim, apakah ada waktu luang hari ini atau besok untuk ngobrol sebentar lewat telepon?

Saya ingin menjelaskan benefit khusus buat [Nama Perusahaan].

23. Menonjolkan Target Market:

Selamat pagi Ibu [Nama].

Produk Ibu sangat diminati peserta kami yang mayoritas wanita usia 20-30 tahun.

Kami ingin menawarkan posisi sponsor eksklusif.

Boleh saya kirimkan detailnya?

24. Konfirmasi Pengiriman Fisik:

Selamat siang Pak.

Kami baru saja mengirimkan proposal cetak ke kantor Bapak di [Alamat].

Sebagai tambahan, ini saya lampirkan juga versi digitalnya agar lebih mudah ditinjau.

Terima kasih.

25. Mengajak Kerjasama Jangka Panjang:

Halo Kak, terima kasih atas kerjasamanya tahun lalu.

Tahun ini kami kembali mengadakan [Nama Event] dengan skala lebih besar.

Kami ingin menawarkan kembali posisi sponsor utama.

Mohon izin kirim proposal terbarunya.

Baca juga: Makna dan Lirik Terjemahan Lagu Girl With The Tattoo - Miguel

Kategori 6: Situasi Follow Up dan Negosiasi

26. Follow Up Setelah 3 Hari:

Selamat siang Bapak/Ibu.

Izin mengingatkan kembali terkait proposal sponsorship [Nama Event] yang kami kirimkan tempo hari.

Kami sangat menantikan kabar baik dari pihak [Nama Perusahaan].

27. Menanyakan Kepastian:

Halo Kak.

Terkait penawaran sponsorship kami, apakah sudah ada keputusan?

Mengingat batas cetak media promosi kami adalah lusa, kami sangat berharap [Nama Brand] bisa bergabung.

28. Negosiasi Paket:

Terima kasih responnya Kak.

Terkait nilai sponsor, kami sangat fleksibel.

Jika nilai tersebut dirasa terlalu tinggi, apakah Kakak ingin meninjau paket Bronze yang lebih terjangkau namun tetap mendapat slot branding?

29. Revisi Benefit Sponsor:

Selamat siang Pak.

Berdasarkan diskusi kemarin, kami sudah merevisi poin-poin benefit untuk [Nama Perusahaan].

Berikut dokumen revisinya.

Mohon bantuannya untuk diproses.

30. Ucapan Terima Kasih Setelah Disetujui:

Halo Kak! Terima kasih banyak atas kepercayaan [Nama Brand] menjadi sponsor kami.

Kami akan segera mengirimkan MoA (Memorandum of Agreement) untuk ditandatangani.

Senang bisa bekerjasama!

(MG Khoirunnida)