Oleh: Gergorius Babo
Asesor SDMA BKD Provinsi NTT & Dosen Teknik Informatika Unwira Kupang Periode 2004-2009.
POS-KUPANG.COM - Kesiapan dan keterbukaan Universitas Nusa Cendana terlihat melalui langkah Wakil Rektor IV Bidang Perencanaan, Kerja Sama, dan Sistem Informasi, Prof. Dr. Philiphi de Rozari, bersama jajaran yang memaparkan hasil pemeriksaan rekam akademik, menjelaskan perbedaan informasi, serta membuka jalan menuju penyelesaian terbaik bagi perguruan tinggi dan mahasiswa.
Langkah tersebut menjadi penting karena polemik status akademik Sri Sulastri Hamza tidak dapat diselesaikan melalui penjelasan administratif yang terpisah, tetapi membutuhkan pemeriksaan menyeluruh terhadap SIAKAD, PDDikti, KRS, jumlah kredit, riwayat registrasi, dan ketentuan akademik yang menjadi dasar pengambilan keputusan.
Keterbukaan institusional itu dimulai melalui konferensi pers pada 28 Juli 2026 yang dipimpin Prof. Philiphi de Rozari bersama pimpinan bidang akademik, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, serta pejabat terkait.
Baca juga: Opini: Suami Siaga, Ibu Selamat
Rangkaian penyelesaian kemudian berlanjut melalui dialog terbuka pada 29 Juli 2026 yang dipimpin Rektor Undana, Prof. Dr. Ir. Jefri S. Bale, dengan menghadirkan pimpinan universitas, pengelola fakultas, Biro Akademik dan Kemahasiswaan, perwakilan BEM, perwakilan BLM, serta Sri Sulastri Hamza.
Pembagian peran tersebut memperlihatkan bahwa penyelesaian sengketa tidak dibebankan kepada satu pejabat atau satu satuan kerja.
Unit sistem informasi menjelaskan catatan digital, fakultas dan program studi memeriksa persyaratan kurikulum, biro akademik menelusuri status administrasi, pimpinan universitas menjaga arah penyelesaian, sedangkan mahasiswa memperoleh ruang untuk menyampaikan pengalaman dan keberatan.
Rangkaian itu mengubah polemik yang sebelumnya bergerak melalui kesaksian personal dan opini publik menjadi pemeriksaan kelembagaan yang lebih terukur.
Pertemuan antara pembuktian digital, dialog multipihak, kepastian aturan, pengawasan organisasi mahasiswa, serta perlindungan masa depan mahasiswa memperlihatkan bentuk awal tata kelola restoratif berbasis data dalam penyelesaian sengketa akademik.
Model tersebut tidak menempatkan aturan dan kepedulian sebagai dua pilihan yang saling meniadakan.
Regulasi tetap menjadi dasar penetapan status akademik, tetapi penerapannya dijalankan melalui proses yang terbuka, memberi ruang bicara, dan mempertimbangkan pilihan penyelesaian yang tidak menghapus capaian mahasiswa.
Kebaruan inilah yang membuat kasus Undana relevan sebagai pembelajaran bagi perguruan tinggi lain.
Sebelum universitas memberikan penjelasan resmi, narasi yang berkembang menggambarkan mahasiswa yang merasa telah menuntaskan berbagai kewajiban akademik dan administratif, tetapi belum memperoleh kepastian mengikuti ujian skripsi.
Pengalaman tersebut memunculkan pertanyaan mengenai pelayanan program studi, kejelasan pencatatan nilai, koordinasi birokrasi, dan perlakuan terhadap mahasiswa yang telah menempuh pendidikan dalam waktu panjang.
Dari sudut pandang mahasiswa, persoalan dapat terlihat sebagai perubahan alasan yang terus muncul setelah satu kendala diselesaikan.
Dari sisi institusi, status akademik harus ditetapkan berdasarkan mata kuliah yang tercatat dalam KRS, jumlah SKS yang dinyatakan lulus, status registrasi, masa studi, dan ketentuan untuk mengikuti ujian skripsi.
Perbedaan kedua pandangan tidak dapat dipertemukan melalui kekuatan pernyataan atau dukungan publik.
Pengalaman personal penting karena memperlihatkan kualitas pelayanan dari sisi penerima, tetapi penetapan status akademik tetap membutuhkan bukti yang sah.
Sebaliknya, catatan universitas memiliki kekuatan administratif, tetapi data tersebut harus terbuka terhadap pemeriksaan dan koreksi ketika ditemukan perbedaan.
Ketika seseorang merasa telah mengikuti perkuliahan, menyelesaikan tugas, memperoleh nilai, atau memenuhi arahan pejabat akademik, tetapi catatan sistem menunjukkan keadaan berbeda, institusi perlu menelusuri bagaimana kesenjangan itu muncul.
Pengalaman mahasiswa tidak otomatis mengesahkan nilai, tetapi dapat menunjukkan keterlambatan input, kegagalan validasi, komunikasi yang terputus, atau penjelasan yang tidak diterima secara sama.
Pada sisi lain, perguruan tinggi berkewajiban menjaga standar dan melindungi kesetaraan perlakuan.
Jika nilai diakui tanpa KRS atau ujian skripsi dilaksanakan sebelum syarat kredit terpenuhi, universitas dapat menciptakan pengecualian yang sulit dipertanggungjawabkan kepada mahasiswa lain.
Keterbukaan karena itu tidak berarti menurunkan standar, tetapi menjelaskan bagaimana aturan diterapkan dan mengapa keputusan tertentu diambil.
Menurut penjelasan Undana, Sri tercatat tidak aktif selama lima semester dalam PDDikti.
Universitas juga menyatakan bahwa nilai pada semester ketujuh tidak dapat dimasukkan ke transkrip karena mata kuliah tersebut tidak tercantum dalam KRS SIAKAD, suatu kondisi yang dikaitkan dengan keterlambatan registrasi serta tidak adanya input dan validasi dosen pembimbing akademik.
Pemeriksaan berikutnya menunjukkan bahwa mahasiswa telah memprogramkan 128 SKS, tetapi baru dinyatakan lulus sebanyak 122 SKS. Untuk mengikuti ujian skripsi, ketentuan akademik Undana mensyaratkan sedikitnya 139 SKS serta pemenuhan mata kuliah wajib, sehingga terdapat kekurangan 17 SKS menuju ambang ujian.
Angka tersebut perlu dibedakan dari keseluruhan beban kurikulum sebanyak 145 SKS. Jika dihitung dari 122 SKS yang telah dinyatakan lulus, selisih menuju penyelesaian penuh mencapai 23 SKS.
Angka 17 menunjukkan jarak menuju syarat minimal mengikuti ujian skripsi, sedangkan angka 23 merupakan hasil perhitungan menuju penyelesaian keseluruhan kurikulum.
Penjelasan seperti ini penting karena keterbukaan dapat kehilangan kekuatannya ketika angka yang dipaparkan tidak disertai definisi yang mudah dipahami.
Hal serupa berlaku terhadap perbedaan penyebutan posisi semester dalam beberapa penjelasan resmi. Jika satu keterangan menyebut semester XII dan keterangan lain menyebut semester XIV, universitas perlu menjelaskan waktu evaluasi yang digunakan agar perbedaan tersebut tidak menimbulkan pertanyaan baru.
Walaupun masih terdapat bagian yang perlu diperjelas, penggunaan SIAKAD dan PDDikti telah menunjukkan fungsi baru sistem informasi akademik.
Kedua sistem tidak hanya menyimpan data registrasi dan nilai, tetapi menjadi instrumen pembuktian ketika muncul perbedaan antara pengakuan mahasiswa dan catatan perguruan tinggi.
Perubahan fungsi itu membawa tanggung jawab besar karena kesalahan pencatatan dapat memengaruhi kelanjutan pendidikan seseorang.
Data harus akurat, lengkap, mutakhir, konsisten, dan dapat ditelusuri. Pihak yang memasukkan informasi, waktu pembaruan, proses validasi, serta riwayat koreksi perlu diketahui ketika terjadi sengketa.
Objektivitas tidak lahir hanya karena informasi tampil dalam aplikasi. Data menjadi objektif ketika sumbernya dapat diperiksa, riwayat perubahannya tersedia, proses validasinya jelas, dan pihak yang terkena keputusan mendapat kesempatan mengajukan koreksi.
Sistem yang kuat bukan sistem yang kebal dari pertanyaan, tetapi sistem yang mampu menjawab pertanyaan melalui bukti.
Dalam konteks tersebut, catatan SIAKAD dan PDDikti perlu dibandingkan dengan bukti pembayaran, presensi perkuliahan, nilai dosen, komunikasi pembimbingan, serta dokumen lain yang relevan.
Jika semua sumber telah diperiksa, keputusan memperoleh dasar yang lebih kokoh dan mahasiswa dapat memahami letak perbedaan antara pengalaman personal dan catatan resmi.
Keterbukaan data memperoleh makna lebih kuat melalui dialog terbuka karena forum tersebut menyatukan berbagai pihak yang sebelumnya memegang informasi secara terpisah.
Mahasiswa tidak lagi harus berpindah dari program studi ke fakultas, dari fakultas ke biro akademik, atau dari biro akademik ke rektorat untuk memperoleh penjelasan yang berbeda.
Fragmentasi informasi sering menjadi penyebab sengketa akademik berkembang dalam waktu panjang.
Program studi memahami persoalan dari sisi kurikulum, bagian keuangan melihat status pembayaran, biro akademik memeriksa registrasi, sedangkan pengelola sistem membaca data yang telah masuk ke SIAKAD dan PDDikti.
Tanpa koordinasi, setiap unit dapat merasa telah menjalankan tugasnya, tetapi pihak yang membutuhkan kepastian tetap tidak menemukan jawaban yang utuh.
Melalui forum bersama, Sri mendapat ruang menyampaikan keberatan mengenai nilai semester ketujuh, status registrasi, persyaratan ujian skripsi, dan pilihan mutasi.
Namun, kualitas dialog tidak hanya ditentukan oleh adanya tanda tangan karena proses yang adil juga membutuhkan kesempatan memeriksa dokumen, waktu memahami data, kebebasan menyampaikan perbedaan, dan pendampingan bagi pihak yang berada dalam posisi lebih lemah.
Ketimpangan antara mahasiswa dan institusi perlu mendapat perhatian karena universitas menguasai regulasi, sistem informasi, sumber daya, dan kewenangan formal.
Dalam situasi semacam itu, mahasiswa dapat merasa harus menerima penjelasan karena berhadapan dengan banyak pejabat. Keterbukaan yang sehat perlu memberi kesempatan membawa pendamping, meminta waktu memeriksa dokumen, dan menyampaikan catatan sebelum kesepakatan ditetapkan.
Kehadiran BEM dan BLM memberi lapisan pengawasan terhadap proses tersebut. Organisasi mahasiswa tidak ditempatkan sebagai pihak yang harus selalu berhadapan dengan pimpinan, tetapi hadir sebagai saksi dan pengawas verifikasi.
Peran ini dapat memperkuat kepercayaan selama keduanya memperoleh ruang menguji bukti, mengajukan pertanyaan, mencatat perbedaan pandangan, dan memberikan rekomendasi.
Dari dialog tersebut, Undana memilih mutasi atau pindah studi sebagai jalan penyelesaian.
Sebanyak 122 SKS yang telah dinyatakan lulus tetap dapat diajukan untuk memperoleh pengakuan di perguruan tinggi lain, sedangkan transkrip nilai dan Surat Keterangan Pernah Kuliah telah diserahkan pada 13 Mei 2026 sebagai dasar bagi kelanjutan pendidikan.
Pilihan tersebut menjaga dua kepentingan yang sering dipertentangkan. Undana tidak mengubah syarat ujian skripsi dan tidak memasukkan nilai yang dinilai tidak memiliki dasar KRS, tetapi universitas juga tidak menghapus kredit yang telah diperoleh secara sah.
Dibandingkan putus studi, mutasi membuka peluang untuk menyelesaikan pendidikan melalui jalur lain.
Walaupun lebih proporsional, mutasi belum otomatis menyelesaikan persoalan. Perguruan tinggi tujuan memiliki kewenangan menilai kesesuaian kurikulum, jumlah kredit yang dapat diakui, mata kuliah yang harus diulang, dan sisa masa studi.
Dokumen mutasi memberi kesempatan melanjutkan pendidikan, tetapi manfaatnya baru terlihat ketika ada institusi yang menerima dan memberikan rekognisi kredit secara memadai.
Pada tahap ini, Undana masih memiliki ruang untuk membantu penyediaan silabus, deskripsi mata kuliah, capaian pembelajaran, pemetaan kredit, surat pengantar, dan komunikasi dengan perguruan tinggi tujuan.
Pendampingan semacam itu akan mengubah penyelamatan administratif menjadi dukungan substantif yang benar-benar menjaga masa depan mahasiswa.
Dukungan terhadap kelanjutan studi harus berjalan bersama perlindungan atas informasi pribadi karena penyelesaian akademik yang terbuka tidak berarti seluruh riwayat mahasiswa dapat disebarkan kepada publik.
Forum internal membutuhkan data terperinci untuk memeriksa persoalan, sedangkan masyarakat cukup memperoleh kronologi, dasar keputusan, metode verifikasi, dan bentuk penyelesaian tanpa harus mengetahui seluruh informasi pribadi.
Dari penyelesaian kasus tersebut, muncul pertanyaan yang lebih luas mengenai mahasiswa lain yang mungkin menghadapi persoalan serupa tetapi memilih diam.
Tidak semua orang berani menyampaikan keluhan kepada pimpinan, berbicara melalui media, atau meminta organisasi mahasiswa mendampingi proses karena terdapat kekhawatiran dianggap melawan dosen, tidak kooperatif, sulit dibimbing, atau berisiko menerima perlakuan yang merugikan.
Ketakutan semacam itu tidak selalu masuk dalam laporan resmi. Mahasiswa dapat berhenti mengadu setelah berpindah dari satu unit ke unit lain, tidak memahami prosedur, atau kehilangan kepercayaan bahwa laporan akan mengubah keadaan.
Sedikitnya pengaduan karena itu belum tentu menunjukkan pelayanan akademik berjalan baik.
Perguruan tinggi perlu memandang keluhan sebagai informasi mengenai kemungkinan kelemahan layanan. Pengaduan dapat menunjukkan data yang tidak sinkron, komunikasi yang terputus, prosedur yang lambat, atau aturan yang ditafsirkan berbeda.
Jika respons pertama bersifat defensif, mahasiswa akan mencari ruang lain dan persoalan yang sebenarnya dapat diselesaikan secara internal berubah menjadi krisis reputasi.
Kepercayaan terhadap saluran pengaduan akan tumbuh jika setiap laporan memiliki nomor registrasi, penanggung jawab, batas waktu penyelesaian, informasi perkembangan, keputusan tertulis, dan jalur keberatan yang dapat digunakan mahasiswa.
Identitas pelapor juga perlu dilindungi agar penyampaian masalah tidak memengaruhi nilai, pembimbingan, pelayanan administratif, atau hubungan dengan dosen.
Selain menangani laporan, universitas memerlukan sistem pencegahan yang membaca risiko sejak awal. Mahasiswa yang tidak aktif selama beberapa semester, belum menuntaskan mata kuliah wajib, memiliki masalah registrasi, atau mendekati batas masa studi perlu menerima peringatan serta pendampingan.
Dosen pembimbing akademik, program studi, fakultas, dan biro terkait juga perlu memperoleh notifikasi agar tanggung jawab tidak dibebankan seluruhnya kepada mahasiswa.
Cara ini akan mengubah sistem informasi dari alat pencatat masalah menjadi alat pencegah masalah. Intervensi pada semester ketujuh atau kesembilan tentu lebih baik daripada penyelesaian ketika masa studi hampir habis.
Perguruan tinggi dapat bekerja lebih manusiawi karena data digunakan untuk mendampingi, bukan hanya untuk menetapkan status ketika pilihan yang tersedia semakin sempit.
Kasus Sri Sulastri Hamza menunjukkan bahwa keberanian membuka data dan mempertemukan para pihak dapat mengubah sengketa menjadi pembelajaran kelembagaan.
Undana memperlihatkan kesiapan menghadapi tekanan publik melalui penjelasan dan dialog, tetapi nilai terbesar dari langkah tersebut baru terlihat jika pengalaman ini digunakan untuk memperbaiki koordinasi, sistem peringatan, mekanisme koreksi data, pendampingan mutasi, dan saluran pengaduan.
Perguruan tinggi lain mungkin menghadapi persoalan serupa dalam bentuk berbeda. Ada mahasiswa yang nilainya belum masuk, status PDDikti tidak sesuai, registrasinya tertunda, pembimbingannya terputus, atau persyaratan kelulusannya dijelaskan secara tidak konsisten.
Sebagian kasus diketahui karena mahasiswa bersuara, sedangkan kasus lain tidak terlihat karena mereka yang mengalami kendala memilih diam.
Karena itu, suara mahasiswa tidak perlu dipandang sebagai ancaman terhadap kewibawaan institusi. Keluhan dapat menjadi peringatan mengenai kelemahan layanan yang belum terbaca oleh pimpinan.
Kampus yang membuka ruang pemeriksaan memiliki peluang memperbaiki sistem sebelum persoalan berkembang dan kepercayaan publik menurun.
Langkah Prof. Philiphi de Rozari bersama jajaran memperlihatkan bahwa pengelolaan data tidak dapat diserahkan seluruhnya kepada operator.
Pimpinan perlu memahami bagaimana catatan digital memengaruhi hak, status, dan masa depan mahasiswa. Teknologi membantu menyediakan bukti, tetapi penilaian manusia tetap dibutuhkan agar informasi digunakan secara adil.
Dialog yang dipimpin Rektor Undana juga menunjukkan bahwa ketegasan aturan dapat berjalan bersama penghormatan terhadap mahasiswa.
Universitas dapat mempertahankan standar tanpa mempermalukan pihak yang menyampaikan keberatan, sementara mahasiswa dapat menyuarakan pengalaman tanpa menempatkan seluruh dosen atau institusi sebagai lawan.
Ukuran yang lebih kuat terletak pada kemampuan institusi mengubah pengalaman tersebut menjadi sistem pencegahan, pengaduan, verifikasi, pendampingan, dan perlindungan yang berlaku bagi seluruh mahasiswa.
Bagi perguruan tinggi lain, pesan kasus ini cukup jelas. Mahasiswa yang bersuara dapat sedang menunjukkan celah yang belum dilihat pimpinan, sedangkan mahasiswa yang diam belum tentu tidak mengalami persoalan.
Kampus yang sehat menyediakan ruang aman untuk berbicara, memeriksa bukti secara terbuka, menjaga privasi, menegakkan aturan secara konsisten, dan mencari jalan keluar sebelum perbedaan berubah menjadi krisis kepercayaan. (*)
