BERN, TRIBUNNEWS.COM – Kedutaan Besar Republik Indonesia (KBRI) untuk Konfederasi Swiss dan Liechtenstein di Been Swiss menerapkan Smart Embassy untuk meningkatkan pelayanan.
Smart Embassy adalah sejumlah upaya inovasi memanfaatkan teknologi informasi, media sosial, dan kecerdasan buatan (AI) dalam proses pelayanan KBRI.
Tribunnews.com berkesempatan bertemu dengan dua diplomat yang menjelaskan berbagai terobosan digital KBRI Bern, Purno Widodo, Minister Counselor dan Koordinator Fungsi Protokol dan Konsuler serta Dahlia Kusuma Dewi, Minister Counselor yang menjabat Koordinator Fungsi Penerangan dan Sosial Budaya.
“Semua inovasi ini lahir untuk menjawab tantangan dan keluhan masyarakat. Intinya, bagaimana memberikan kemudahan akses,” buka Dahlia mengawali perbincangan sore itu.
Jarum jam menunjukkan pukul 16.30 waktu Bern saat Tribunnews.com dan tim jurnalis KG Media singgah ke kantor KBRI Been, Jumat (27/6/2026).
Tim jurnalis KG Media berkunjung ke sejumlah lokasi di Swiss dalam rangkaian kegiatan 75 tahun hubungan bilateral Republik Indonesia (RI) - Swiss tahun 2026.
Di sebuah gedung bergaya klasik yang menjadi KBRI Bern, kesibukan justru masih terasa. Pada hari Jumat, jam kerja di sini memang sedikit lebih panjang, sekitar 30 menit dari biasanya. Beberapa staf tampak masih hilir mudik di antara lantai 1 hingga lantai 3.
Salah satu terobosan yang paling dibanggakan adalah BINA (Bear Intelligent Assistant). Inovasi ini merupakan chatbot berbasis kecerdasan buatan (AI) yang melayani masyarakat selama 24 jam penuh dalam seminggu.
“Banyak yang mengeluh KBRI susah ditelepon. Padahal, staf kami terbatas sedangkan trafik komunikasi sangat tinggi," kata Purno.
Menggunakan BINA, warga cukup berkomunikasi lewat teks di WhatsApp untuk tahu dokumen apa yang dibutuhkan, misalnya saat kehilangan paspor, lalu bisa langsung buat janji temu. Sangat praktis.
Widodo menambahkan bahwa sejak diluncurkan pada Februari 2026, ketergantungan warga pada chatbot ini sangat tinggi.
Purno menjelaskan bahwa KBRI Bern tidak ingin hanya menunggu di kantor. Mengingat luasnya wilayah Swiss dan keterbatasan mobilitas sebagian warga, khususnya yang sudah sepuh, KBRI meluncurkan SIGAP (Sistem Gerak Cepat Pelayanan Kekonsuleran).
“Kami melakukan jemput bola atau mobile consular service ke kanton-kanton yang jauh. Nilainya lebih ke arah human-centered, karena kami mendatangi mereka yang sudah tidak mobile lagi untuk memberikan pelayanan paspor,” jelas Widodo.
Di ruang pelayanan sendiri, pengunjung akan disambut oleh layar sentuh besar bernama PINTAR (Pusat Informasi Terpadu Akses RI).
Kios informasi ini mengintegrasikan data keimigrasian, pariwisata, hingga peluang investasi dalam satu titik akses.
Transformasi ternyata tidak hanya dilakukan untuk layanan eksternal. Di dalam "dapur" kantor pun, digitalisasi dilakukan secara masif melalui sistem SIA (Sistem Inovasi untuk Pelayanan Perkantoran).
Dahlia menjelaskan bahwa sistem SIA mengelola urusan internal seperti pengajuan cuti, lembur, hingga peminjaman kendaraan dinas secara daring.
“Kami ingin membangun database yang transparan dan paperless. Jika semua digital, data akan lebih awet dan mudah dilacak (traceable) dibandingkan arsip fisik yang ada umurnya,” ujar Dahlia menekankan pentingnya integritas staf melalui sistem ini.
KBRI juga mempromosikan Indonesia di Swiss. Dahlia bercerita tentang lonjakan pengikut Instagram KBRI yang naik dari 6.800 menjadi lebih dari 14.400 hanya dalam waktu setengah tahun.
Konten yang langsung menyentuh kebutuhan masyarakat menjadi kunci keberhasilan ini.
Salah satu inovasi komunikasi yang unik adalah podcast "InsIs" (InApadonesia Swiss Stories).
“Keistimewaannya adalah kami melibatkan teman-teman warga asing yang sedang belajar Bahasa Indonesia (BIPA) di KBRI sebagai host-nya. Tujuannya agar mereka bisa menggali informasi langsung dari kami sebagai narasumber, sekaligus memotivasi warga asing lainnya untuk belajar budaya kita," ujarnya. (*)
